Le patient envoie en un geste. Vous savez quand la réponse arrive.
Dans un cabinet libéral, c'est le patient qui demande à sa mutuelle ce qu'elle remboursera. rafa lui donne la bonne porte, garde la trace de l'envoi, et vous prévient quand la réponse est là.
Ce qui est suivi, et par qui.
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La bonne porte, pour chaque organisme
Espace adhérent, e-mail, formulaire ou courrier : le patient voit la procédure de sa mutuelle, pas un mode d'emploi générique.
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La réponse revient au cabinet
La mutuelle répond au patient. Il dépose la réponse dans son espace en une photo, et le dossier change d'état chez vous.
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Un appel, pas une relance
Dès que la réponse est là, le dossier passe dans « date à proposer », avec le reste à charge et le script d'appel.
Ce que fait le cabinet, ce que fait le patient.
Le cabinet ouvre le dossier. Le patient fait le reste depuis son téléphone. Personne ne ressaisit.
Déposer le devis, c'est ouvrir le dossier
Le PDF du devis et la photo de la carte de mutuelle suffisent. rafa lit le patient, les actes, les montants et l'organisme, marque ce qu'il a lu et ce qu'il faut vérifier. Plusieurs devis d'un coup deviennent plusieurs dossiers à vérifier.
Le patient envoie en un geste
Il reçoit un SMS, entre le code, et trouve son devis avec la marche à suivre de sa mutuelle. Un bouton ouvre la bonne porte ; le courriel est toujours proposé, avec le PDF joint. Son clic vaut consentement, horodaté.
La réponse déposée devient une date à proposer
« Réponse arrivée, réponse valable jusqu'au 30 septembre » : le dossier de Fatou Masson porte son action, le script d'appel et le montant. L'entrée se ferme quand le rendez-vous est posé.
Qui rappeler ce matin ?
Des files à compteur : chez le patient, réponse à lire, date à proposer. Chaque dossier porte une action calculée par rafa, et une seule.
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Une action par dossier
« Proposer un rendez-vous », « Patient à relancer : espace non ouvert », « Vérifier » : le système décide, l'assistante exécute.
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Le script d'appel
La fiche d'appel donne le montant, la réponse de la mutuelle et trois issues en un clic : rendez-vous posé, à rappeler, refus.
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Rien ne relance la mutuelle
En estimation, la réponse est adressée au patient. rafa relance le patient, jamais l'organisme : c'est lui qui doit ouvrir son espace.
Avant rafa, après rafa : les trois chiffres.
Combien de devis envoyés, combien de réponses revenues, combien de rendez-vous posés. La ligne de base se relève sur les douze derniers mois du cabinet, puis l'écart se lit chaque mois.
Les chiffres ci-dessus sont ceux du cabinet de démonstration. Ceux de votre cabinet partent de sa ligne de base, relevée avec vous à la mise en route.
Les questions qu'on nous pose
Le patient doit-il créer un compte ?
Et si le patient n'a pas de mutuelle, ou ne la connaît pas ?
Comment la réponse de la mutuelle revient-elle au cabinet ?
Que se passe-t-il si le patient n'envoie rien ?
rafa envoie-t-il le devis à la place du patient ?
Quels organismes sont couverts ?
La démonstration, sur demande.
Le produit complet sur un cabinet fictif, parcours guidé en quatre étapes, puis deux semaines d'essai sur votre propre cabinet.
La demande est examinée sous deux jours ouvrés. Les patients et les devis de la démonstration sont inventés.
